Hur ökar vi flödeseffektiviteten?

Utifrån de regler som vi tidigare gick igenom finns det flera metoder att öka flödeseffektiviteten.

Vi kan:

Korta cykeltiden
Minska antalet flödesenheter i systemet
Tillsätta mer resurser
Minimera och hantera alla former av variationer i flödet

Vi kommer nu att gå igenom var och en av dessa metoder och visa hur det rent praktiskt kan gå till på en vårdcentral.

Korta cykeltiden

Om min behandlare tar emot en ny patient varje vecka och det är fem personer före mig får jag vänta längre än om min behandlare tar emot en ny patient varje dag och det är tio personer före mig.

Enligt little´s lag så är ett flödes genomloppstid (som kan ses som ett mått på flödeseffektiviteten) detsamma som cykeltiden multiplicerat med antalet flödesenheter i omlopp. För psykologisk behandling är cykeltiden detsamma som hur lång tid en viss behandling tar.

En enkel metod att öka flödeseffektiviteten är därför att korta behandlingstiden! Utmaningen är bara att göra detta på ett sätt så att inte kvalitén minskar!
Vi kan:

Införa stegvis bedömning och stegvis vård.
Börja mäta behandlingsutfall och inte ”överbehandla” patienter som inte behöver mer behandling
Anpassa behandlingsinsatserna till patientens verkliga behov snarare än till vilka behandlingsalternativ vi har möjlighet att erbjuda. Om patienten enbart önskar rådgivning kring sina panikattacker finns ingen anledning att ”sälja på” patienten en hel panikbehandling om inte patienten är motiverad.
Ha tydliga avslutningskriterier för när vi ska avsluta våra behandlingar.
Ha färdiga behandlingsupplägg så att förberedelsetiden minskar.
Korta sessionstiden till 25 minuter i de fall det är möjligt.
Sätta tydliga behandlingsramar så att behandlingarna blir mer fokuserade och därmed kortare.
Erbjuda effektiva gruppbehandlingar (och se till att fylla grupperna).
Minska dubbelarbete genom att skapa ”miniteam” kring patienter som behandlas av flera yrkesgrupper så behandlingarna kan dra nytta av varandra.
Förbättra överlämningen av information mellan vårdgivare så att vi kan dra nytta av tidigare bedömningar och inte behöver göra samma bedömning flera gånger.
Undvika att i alltför stor omfattning centralisera speciella funktioner som exempelvis en viss typ av behandling. Detta kan vara vettigt ibland men risken är samtidigt att vi skapar onödigt komplicerade patientflöden där vi förlorar överblicken på patienterna och får svårt att bedöma var patienterna ska få bäst behandling vilket leder till att patienterna ”bollas runt” mellan´olika behandlingsinstanser.

Minska antalet flödesenheter i systemet

Ytterligare en metod att öka genomloppstiden är att minska antalet flödesenheter (i det här fallet patienter) som befinner sig i systemet.

Vi kan:

Eliminiera eventuella flaskhalsar i systemet – som exempelvis att alla patienter behöver bedömas av läkare innan behandlingsstart oavsett om det behövs eller inte genom att använda oss av röda flaggor.
Använda effektiviteringar till att skapa ”luft” i systemet så att vi kan undvika köbildningar och därmed öka tillgängligheten till bedömning och behandling.
Räkna med en viss överkapacitet så att vi kan undvika köbildning.
Förenkla och skala bort onödig patientadministration genom att exempelvis skapa enklare kontaktvägar till mottagningen med ett gemensamt telefonnummer till mottagningen (så att inte alla behöver lyssna av sina telefonsvarare varje dag) eller genom att alla tillåts boka patienter på utmärkta nybesökstider i varandras tidböcker (så att inte var och en behöver ringa och kalla patienter som lovats tid).

Tillsätt mer resurser

Genom att öka resurserna kan vi låta fler patienter gå i behandling.

Vi kan

Anställa fler behandlare (vilket tyvärr inte alltid möjligt på grund av ekonomiska ramar eller svårigheter att rekrytera).
Öka andelen ”värdeskapande” tid för våra patient så att våra befintliga resurser används på ett effektivare sätt. Exempelvis kan vi införa en ”öppen dörr policy” så att det är lätt att fråga andra vårdgivare utan att behöva ta upp allt på långa behandlingskonferenser eller arbeta med triage så att vi kan frigöra resurser från yrkesgrupper vi har brist på.

Minimera och hantera alla former av variationer

Enligt Kingmans lag så kommer variationer i flödet att sätta en övre ”gräns” för hur effektiva vi kan vara.

I vården kan dessa variationer exempelvis vara:

Patient med svår problematik kan behöva en längre behandling än patienter med enklare problematik.
Personal kan bli sjuka eller gå på semester.
Erfaren personal arbetar ofta snabbare än nybörjare.
Patienter behöver olika slags behandling. Vissa behöver undersökas av läkare, andra behöver träffa en sjukgymnast.
Vissa veckor söker fler patienter vård, andre veckor är det färre.

För att motverka denna variation finns det en mängd olika saker vi kan göra:

Vi kan

Standardisera bedömningar och behandlingar så att tidsåtgången för olika moment blir jämnare. Exempel på detta kan vara att dela in behandlingarna i 2h och 4h varianter.
Skapa tydliga tidssatta vårdprogram för ”vanligt förekommande” problematik så att vi bättre kan förutse tidsåtgången för en behandling.
Försöka standardisera det vi gör i olika minimanualer så att det inte beror på en slump hur en behandling utformas.
Arbeta med ”öppna grupper” som kan variera i storlek och på så vis fånga upp variation.
Arbeta med transdiagnostiska behandlingar så att olika typer av närliggande problematik kan behandlas på samma sätt.
Skapa överblickbara processer så att vi kan förutse och motverka köbildning.
Samla in statistik över flöden så att vi får bättre förståelse för när patienttrycket är större och mindre.
Skapa ”smarta” flöden med väl genomtänkta köer. Exempelvis så kan det vara bättre att prioritera en första bedömning och sedan låta patienten köa till en gruppbehandling, istället för att låta patienten köa till den första bedömningen och samtidigt ha en halvfull behandlingsgrupp.
Förbättra köandet – genom att exempelvis erbjuda öppna föreläsningar eller självhjälpsgrupper. (samtidigt är det då viktigt att vi ändå prioriterat en första snabb bedömning för att fånga upp exempelvis suicidala patienter).
Planera vården så att vi får ett jämnare patienttryck genom att exempelvis planera in icke-akuta besök som årskontroller till lugnare dagar eller veckor.
Måla tidböcker långt i förväg så att patienter kan bokas till bedömning även om vi för tillfället får en ”puckel” med mycket patienter.
Skapa flexibla flöden så att eventuella flaskhalsar kan kringgås. Ett flöde kan vara mer eller mindre flexibelt vad gäller att hantera variation. När flera aktiviteter följer efter varandra är sannolikheten därför stor att en aktivitet får vänta på en annan. Långa oflexibla flöden påverkas nämligen mer av variation än kortare mer kortare anpassningsbara flöden. Vårdkedjor som består av ett fast antal steg blir mer känsliga. Ex om vi måste träffa en person i viss ordning behöver efterföljande steg vänta in föregående steg. Om alla läkare är sjukskrivna en vecka så kan patienterna ändå få genomföra ”psykologdelen” av bedömningen och sedan träffa läkare veckan därpå.

Slutsatser:

Det finns alltså många konkreta åtgärder vi kan göra för att förbättra patientflödet på en mottagning.

Det är viktigare att satsa på att få stabilitet och minska variationen i flödet än att enbart öka hastigheten på flödet (dvs. arbeta snabbare).

Ett effektivt sätt att minimera resursanvändingen är att anpassa det man gör till patienternas verkliga behov. På så vis gör vi inget onödigt arbete som inte patienterna efterfrågar.

Slutligen är det viktigt att minnas att ett systems effektivitet ofta begränsas av andra faktorer än vår faktiska kapacitet. Kanske har vi inte möjlighet att påverka hur många behandare vi ska ha på vår mottagning, men vad vi som arbetar som behandlare på mottagningen faktiskt gör, det kan vi påverka!