Tips för schemaläggning
En av svårigheterna med all mottagningsverksamhet är att hitta en bra balans mellan nybesök och återbesök.
- Bokar man in för få nybesök får man svårt att fylla tidboken och man hinner hjälpa färre patienter och får svårt att klara av sitt besöksbeting (ifall man har ett sådant).
- Bokar man in för många nybesök får man svårt att hitta återbesökstider med risk att behöva “överboka” patienter på ex. raster och avsatt tid för administration.
Något som gör bokningen ännu svårare är också att behandlingslängderna kan variera så det blir svårt att förutse när behandlingen kommer att avslutas så att en ny patient kan få plats. Många behandlingar blir också utspridda över tid då patienter avbokar och önskar nya tider eller man bokar in uppföljande samtal efter några månader.
Måla besökstider
Genom att “måla” tidboken med tider för nybesök och återbesök kan man minska risken att “överboka”. Har man inga tider så får man boka veckan efter.
När tidboken är målad kan dessutom annan personal hjälpa till att boka in nybesök eller boka om patienter som ringer vårdcentralen till tomma tider för återbesök.
Räkna med uteblivna
När man man målar tidboken behöver man räkna med att en viss andel av patienterna kommer att utebli eller vilja boka om. Ett riktmärke är ca 15-20% men ett tips kan vara att under några månader samla in statistik på hur många sena återbud/uteblivna tider som uppstår på just din vårdcentral.
För att sedan klara av sitt besöksbeting behöver man endast arbeta med att hålla tidboken fylld och behöver inte bli stressad om en patient skulle utebli.
Bestäm fasta tider för nybesök
Ett sätt att jämna ut patientflödena är att ange fasta tider för nybedömning. Genom att räkna ut en genomsnittlig behandlingslängd kan man uppskatta ungefär hur fördelningen mellan nybesök och återbesök bör vara.
Exempel: Om den genomsnittliga behandlingslängden är 6 sessioner (inkl nybesök). Då bör var femte tid vara ett nybesök.
Måla in övriga tider
I tidboken behöver man även måla in andra tider. Ex:
- Administration och förberedelsetid (räkna med minst 60 min/dag)
- Telefontider (där övrig personal kan boka in patienter som önskar bli uppringda)
- Mötestider
- Utbildning och handledning
- Lunch och fikaraster
Ett exempelschema:
Sammanräkning:
7 nybesök per vecka (det ger ca 250 nybesök per år om vi räknar med ca 15% uteblivna)
18 individuella återbesök per vecka
24 gruppbesök per vecka (baserad på en genomsnittlig gruppstorlek på 6 personer)
Ca 49 planerade patientbesök per vecka
Ca 40 genomförda besök per vecka (om vi räknar med ca 15% uteblivna)
Ca 7 besök i genomsnittlig behandlingslängd (individuellt eller i grupp)
Patienttid: ca 20 h per vecka
Telefontid: 2,5h per vecka
Administration: 6,5h per vecka (plus tid från uteblivna patienter)
Utvecklingstid: 3h per vecka
Några reflektioner…
Målet med detta schema har varit att hitta en bra balans mellan tillgänglighet, behandlingskvalité, arbetsmiljö och ekonomi.
Tillgänglighet:
På vårdcentralen var den genomsnittliga inströmningen av patienter ca 75 patienter per månad. Uppdelat på tre heltidstjänster motsvarar det ca 25 patienter per månad, dvs. 6-7 nybesök per vecka. Därför började vi med att lägga in detta i schemat.
Kvalité:
Baserat på tidigare besöksstatistik så brukade en ”genomsnittlig” patient få ca 5-6 besök. Därför försökte vi se till att detta skulle vara möjligt i den mån det gick. Utifrån dessa siffror utformade vi även våra vårdprogram så att dessa skulle stämma ihop med våra scheman.
Arbetsmiljö:
Vår erfarenhet var att vi orkade med ca 4 timmar patienttid varje dag för att inte börja känna oss stressade. Därför satte vi upp en riktlinje att vi som mest fick planera in 20 timmar patienttid per vecka. Vi planerade även in rikligt med tid för telefonsamtal och administration så att dessa uppgifter inte skulle börja släpa efter. För att få en tydligt avslut på arbetsdagen så avslutades varje dag också med en halvtimmes administration för att enklare kunna släppa jobbet när vi gick hem.
Ekonomi:
För att ekonomin skulle gå runt behövde vi göra 6,5 genomförda besök per dag. För att inte behöva känna stress inför detta så planerade vi vårt besöksbeting med lite marginaler.
