Regel 2 – Lagen om flaskhalsar

Regel 2 – Lagen om flaskhalsar

Flaskhalsar de “platser” i ett flöde där det uppstår köer.

Exempel med ADHD-utredning

På en mottagning som genomför ADHD-utredningar ser patientflödet ut som på följande sätt.

1. Psykologutredning
2. Medicinsk undersökning och bedömning av läkare som ställer diagnos
3. Återkoppling av psykolog

 Flödet är utformat så att de olika stegen måste ske i ordning och inget steg går att hoppa över.

 Eftersom mottagningen är liten har den ingen egen läkare utan brukar varje fredag “låna” en läkare som är specialist i psykiatri från en annan mottagning. I början fungerar detta upplägg ganska bra men med efter några månader börjar det skapas en kö av patienter som väntar på att få träffa läkare.

Räkna ut cykeltiden

Genom att räkna ut cykeltiderna  för de olika aktiviteterna kommer man fram till att mottagningen har kapacitet att varje vecka genomföra 4 psykologutredningar, 2 bedömningar av läkare och 3 återkopplingssamtal.

Flaskhalsen ökar genomloppstiden

Eftersom mottagningen genomför dubbelt så många psykologutredningar som läkarbedömningar bildas en kö av patienter som väntar på läkarbedömning. Bristen på läkare skapar en “flaskhals” i flödet som gör att fler “flödesenheter finns i omlopp”. Enligt Little’s lag gör det att den totala genomloppstiden ökar!

Flaskhalsar minskar resurseffektiviteten

Efter flaskhalsen blir aktiviteten däremot lägre eftersom den resurs (alltså den personal) som genomför återkopplingen tvingas “vänta” på att läkarbedömningen ska bli färdig. Detta gör att resurseffektiviteten blir lägre för denna resurs.

Omfördelning av resurser

Mottagningen bestämmer sig då för att omfördela resurserna för att få ett jämnare flöde av patienter genom hela systemet. Därför minskar man antalet psykologbedömningar från 4 till 3 och låter istället psykologen överta en del av läkarens arbete som exempelvis att ställa diagnos. Detta gör att läkaren kan fokusera på de medicinska aspekterna och nu klarar av att genomföra 3 bedömningar i veckan istället för 2. Förändringen gör att flödet blir jämnare. Dessutom ökar mottagningens cykeltid från 2 till 3 patienter per vecka eftersom flaskhalsen för läkarbesök nu är borta.

Omfördelning är inte alltid möjligt

Detta var ett exempel och självklart är inte alla flöden såhär ”enkla”. I praktiken kan det vara svårt att omfördela resurser som man vill eftersom vissa aktiviteter kräver särskild yrkeskunskap, som en läkarutbildning, tillgång till speciell utrustning, som exempelvis ett speciellt testmaterial eller något annat som sätter en gräns för vilken omfördelning som är möjlig.

Flaskhalsar kommer alltid finnas

Oavsett hur vi gör kommer det alltid finns flaskhalsar i ett flöde. Sätter vi till fler resurser någonstans så kommer en ny flaskhals att uppstå i dess ställe. För att återknyta till exemplet kanske förändring i mottagningens arbetssätt leda till att det istället blir brist på psykologer. Målet är dock att hela tiden försöka arbeta bort de flaskhalsar som uppkommer i flödet.! Längre fram i kapitlet kommer vi att berätta om några olika metoder för hur man i praktiken kan göra detta..